Wielu użytkowników traktuje Arkusze Google jako zastępstwo dla popularnego Excela. Tymczasem ta usługa Google skrywa wiele funkcjonalności, które warto docenić. Ponadto jest całkowicie darmowa. Jeżeli zależy nam na efektywnej pracy zespołu, szybkim tworzeniu wykresów obrazujących zgromadzone dane oraz intuicyjnym wykonywaniu zadań, które dotychczas traktowaliśmy jako żmudną pracę – sięgnijmy po Arkusze Google.

Oto spis 10 sztuczek, o których istnieniu powinni wiedzieć użytkownicy tej aplikacji.

1. Użyj skrótów klawiszowych

Potencjał skrótów klawiszowych w Arkuszach Google jest niedoceniany. Tymczasem mogą one znacząco usprawnić pracę na dokumencie. Większość podstawowych skrótów klawiszowych jest identyczna jak w przypadku Dokumentów Google. Zestawienie wszystkich skrótów dostępne jest w sekcji „Skróty klawiszowe” w zakładce „Pomoc”.

2. Pobierz dane ze stron internetowych

Arkusze Google umożliwiają pobieranie oraz analizowanie danych ze stron internetowych. Nie wymagane jest, aby strony były w konkretnym formacie. Funkcja samodzielnie dokonuje analizy ich struktury, odnajdując informacje zgromadzone w formie tabeli.

W przypadku tego narzędzia należy skorzystać z komendy „importhtml”. Jeżeli na stronie znajduje się więcej niż jedna tabela, można określić w formule, którą z nich chcemy, aby Arkusze Google zaimportowały.

Jak działa ta funkcja? Wystarczy wpisać komendę: =importhtml(„nazwa strony”;”table”;ewentualny numer tabeli)

Konieczne jest podanie pełnej nazwy strony, np. =importhtml(„https://www.nbp.pl/home.aspx?f=/statystyka/bazowa/bazowa.htm”;”table”)

W tym przypadku efektem będzie zaimportowanie informacji dotyczących inflacji bazowej z oficjalnej strony NBP

3. Stwórz kody QR

Arkusze Google umożliwiają również generowanie kodów QR o pożądanym rozmiarze i treści. Tego typu kody mogą być wykorzystywane do dystrybucji różnych informacji, np. adresów stron internetowych, które chcemy udostępnić użytkownikom urządzeń mobilnych.

W celu stworzenia kodu QR należy skorzystać z funkcji „image”. Przykład:

=image(„https://chart.googleapis.com/chart?chs=150×150&cht=qr&chl=”&A2)

gdzie „A2” to numer komórki, np. z adresem strony internetowej, do której kierować ma QR Code, a „150×150” rozmiar kodu.

4. Wykorzystaj Makro Arkuszy Google

Praca biurowa ma to do siebie, że często konieczne jest powtórne wykonanie różnych, żmudnych zadań. Google, zdając sobie sprawę, jak bardzo może być to uciążliwe dla użytkownika, opracowało funkcję Makro. Jej zastosowanie pomaga zaoszczędzić czas oraz zmniejszyć konieczność powielania powtarzalnych zadań. Aby móc skorzystać z tej funkcji, należy najpierw sformatować Makro. W tym celu z zakładki „Narzędzia” należy wybrać „Makra”, a następnie „Zarejestruj makro”. Użytkownik może stworzyć maksymalnie do 10 makr.

5. Linkuj dane w komórkach

Niektóre arkusze kalkulacyjne mogą być naprawdę rozbudowane i zawierać setki jak nie tysiące danych. W intuicyjnej nawigacji po dokumencie pomóc może funkcja linkowania. Funkcja ta umożliwia tworzenie tabeli danych wraz z odnośnikami do określonych pól w arkuszu. Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał ręcznie przeszukiwać wprowadzonych do dokumentu danych – wystarczy, że zachowa porządek i od początku będzie stosował funkcję linkowania.

Aby podlinkować dane w arkuszu, należy kliknąć komórkę, w której ma pojawić się link, a następnie z zakładki „Wstaw” wybrać „Link…”. Otworzy się nowe konto. Użytkownik może podlinkować do konkretnego zakresu danych z bieżącego arkusza lub innych dokumentów z dostępnych arkuszy kalkulacyjnych. Możliwe jest także nadanie nazwy konkretnym odnośnikom.

6. Skorzystaj z filtrów w celu odszukania danych

Kolejną funkcją, która usprawnia pracę na arkuszach kalkulacyjnych, są filtry. Z ich pomocą można zapanować nad wszystkimi informacjami znajdującymi się w pliku. Użytkownik może przeglądać oraz analizować dane z poszczególnych kolumn arkuszy.

Aby przefiltrować dane, należy kliknąć komórkę, a następnie wybrać z zakładki „Dane” polecenie „Utwórz filtr…”. W prawym dolnym rogu komórki pojawi się symbol „lejka”. Po kliknięciu jego ikony użytkownik może m.in. posortować dane od A do Z, od Z do A, według warunku lub wartości.

7. Chroń dane w wybranych komórkach arkuszy

Jeżeli na arkuszu pracuje więcej niż jedna osoba, konieczne może okazać się chronienie niektórych komórek przed edycją. Użytkownik może zabezpieczyć zarówno cały arkusz kalkulacyjny, jak i wybrane komórki.

Aby skorzystać z tej funkcji, należy kliknąć komórkę prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję „Chroń zakres…”. Po prawej stronie pojawi się okno. W tym miejscu użytkownik może wybrać zakres chronionych komórek lub zabezpieczyć cały dokument przed edycją.

Od teraz można bezpiecznie udostępniać arkusz kalkulacyjny bez obaw o to, że ktoś dokona zmian nie tam, gdzie powinien.

8. Dodawaj grafiki do arkuszy

Arkusze kalkulacyjne to nie tylko ciągi danych. Google umożliwia również dodawanie grafik do dokumentów. Z zakładki „Wstaw” należy wybrać „Obraz…”. Pojawi się nowe okno, w którym użytkownik może zdecydować czy chce przesłać plik z komputera, z Dysku Google, zrobić zdjęcie kamerą w czasie rzeczywistym czy też podać adres URL obrazka.

Zdjęcie z Internetu można dodać bezpośrednio, wpisując w komórce komendę: =image(„adres URL obrazka”)

9. Skorzystaj z wbudowanych funkcji Arkuszy Google

Arkusze Google oferują szereg różnorodnych funkcji. Jest to nie tylko sumowanie, odejmowanie, mnożenie, grupowanie czy wyliczanie średniej z liczb. Lista wszystkich funkcji arkuszy kalkulacyjnych dostępna jest pod adresem: https://support.google.com/docs/table/25273?hl=pl.

Jedną z ciekawszych funkcji jest automatyczne wykrywanie języka. Wystarczy wpisać komendę: =detectlanguage(numer komórki). Odpowiedzią zwrotną jest kod języka wykryty za pomocą usługi Google Tłumacz.

Mając wygenerowany kod języka, można również przetłumaczyć tekst na inny język. W tym celu należy skorzystać z komendy: =googletranslate(numer komórki bazowej; numer komórki z wykrytym kodem języka; „kod języka, na który ma zostać przetłumaczony tekst, np. pl – polski”)

10. Skorzystaj z dodatków

Arkusze Google oferują szereg dodatków, które czynią pracę na dokumencie jeszcze przyjemniejszą. Aby je wyszukać, należy z zakładki „Dodatki” wybrać „Pobierz dodatki…”. Gdy znajdziemy interesującą nas aplikację, wystarczy wybrać „Dodaj” i zainstalować dodatek w arkuszach.

O autorze: Artykuł powstał we współpracy z Fly On The Cloud