Płatny Gmail? A na co to komu skoro jest za darmo i działa bardzo dobrze. Nie bez powodu jest w światowej czołówce najchętniej wybieranych skrzynek pocztowych. Jednak zanim o Gmailu, przyjrzyjmy się temu, kto dokładnie miałby za niego płacić…

W 2019 roku składka zdrowotna wzrosła aż o 7% i jej poziom na dzień dzisiejszy to 342,32zł. W ujęciu ogólnym ZUS osiągnął poziom 1316,97, kiedy to w roku poprzednim przedsiębiorca opłacał miesięcznie tylko 1228,70zł. Na przestrzeni ostatnich lat zauważamy również fakt iż ceny prądu sięgają rekordowych poziomów, a to tylko kilka z wymienionych kosztów.

Rozważając pocztę dla firmy z pewnością mamy z tyłu głowy fakt iż najlepiej, gdyby jej funkcjonalność była na najwyższym poziomie, a cena… może nawet za darmo?

Z własnych obserwacji zauważamy, że przeciętna firma działająca w sektorze IT przy 20 pracownikach biurowych wydaje średnio około 300zł na kawę miesięcznie, a wliczając do tego mleko i cukier sięgamy poziomu 500zł. Oczywiście estymacja jest bardzo ogólna, ponieważ dużo zależy ilu smakoszy tego trunku liczy nasza firma oraz jaką pracę wykonują,  czy też od ilości przerw. Pytanie jednak brzmi, co ma kawa wspólnego z firmową pocztą.

Otóż z perspektywy przedsiębiorcy warto rozważyć ponoszenie wydatków w taki sposób, by każda wydana złotówka przyniosła drugą, a zbędne koszty eliminować w szczególności, gdy firma nie może sobie na nie pozwolić. Czy to oznacza, że moi pracownicy powinni zrezygnować z picia firmowej kawy? Oczywiście, że nie! Nawet wręcz przeciwnie, wielu pracowników uważa to za standard. Warto spojrzeć z innej perspektywy na poniesione koszty kawy vs poczty firmowej.

Jeśli jako przedsiębiorca spojrzysz na to w ten sposób zauważysz, że koszt poczty firmowej czyli niezbędnego narzędzia do pracy, będzie stanowił marginalną część ponoszonych wydatków, a jego stopa zwrotu osiągnie zawrotny poziom.

Bezpłatny Gmail vs płatny pakiet G Suite

Rozważając kwestię pozostania przy bezpłatnej wersji Gmaila warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania.

Profesjonalizm czy amatorstwo?

Decydując się na pakiet G Suite otrzymujemy możliwość podpięcia naszej domeny pod adres email. Dzięki czemu nasz adres mailowy może wyglądać tak katarzyna.kowalska@firma.com zamiast kasienka102@gmail.com Oczywiście, który z tych adresów budzi większe zaufanie w oczach klienta odpowiedzcie sobie sami.

Efektywna współpraca, czy przepalanie godzin?

Na temat efektywnej współpracy w grupie powstało już tysiące książek i miliony wpisów, jednak z pewnością warto pamiętać, że skracanie czasu wykonywanych zadań mieści się właśnie w efektywnym realizowaniu projektów. Jeśli zależy nam na tym, to z pewnością powinniśmy się zdecydować na współpracę w oparciu o takie aplikacje jak Dokumenty Google, Arkusze czy Formularze. Tylko praca online i możliwość podejmowania szybkich decyzji i zmian będą działać na końcowy wynik naszego zespołu.

Gdzie będą przechowywane firmowe dane?

Jeśli już jesteśmy użytkownikami Gmaila, wiemy o tym, że Google daje możliwość przechowywania maili w chmurze wraz z danymi, które w sumie nie przekraczają 15GB. Przestrzeń ta byłaby wystarczająca, gdybyśmy posługiwali się tylko mailami tekstowymi. Wiadomo jednak, że jest to praktycznie niemożliwe. Docierać do nas mogą zarówno obrazy umieszczone w mailach jak również pliki udostępnione w ramach dysku Google: raporty, broszury, oferty czy materiały wideo. Dlatego w przypadku G Suite, Google zdecydował się rozszerzyć przestrzeń chmurową na Dysku do minimum 30GB na użytkownika, a w przypadku wyższych wersji nawet do postaci nielimitowanej przestrzeni dyskowej. Dzięki temu nie musimy martwić się, czy przypadkiem zaraz nie skończy się miejsce na naszym dysku.

Czy konta firmowe będą bezpieczne?

O ile poczta Gmail nie ma w kontekście bezpieczeństwa nic do zarzucenia, o tyle dane firmowe powinny być chronione w najlepszy sposób. W ramach bezpłatnego Gmaila nie mamy możliwości utworzenia niestandardowych alertów informujących nas o podejrzanych działaniach w ramach firmowego konta. Ustawiając możliwość logowania się tylko w obrębie jednego urządzenia i adresu IP znacznie zwiększymy bezpieczeństwo firmowych danych. Dodatkowo zastosowanie kluczy bezpieczeństwa w ramach dwustopniowej weryfikacji podniesie ochronę danych znajdujących się na skrzynkach firmowych. Tego typu możliwości jest znacznie więcej, jednakże są one dostępne głównie w obrębie płatnej wersji Gmaila.

W jaki sposób będziesz zarządzać kontami użytkowników?

Współpracując z freelancerem którego adres email nie będzie należał do naszej domeny, niewiele możemy zrobić, gdy ten zdecyduje się zakończyć z nami współpracę. Wszystkie dane, informacje i pliki zebrane w ramach jego konta Gmail należą do niego. Na nic nasze starania jeśli nie jesteśmy użytkownikami pakietu G Suite. W którym to możemy zarówno usunąć konto jak i dane, bądź też zmienić hasło i usunąć dostępy wszystkim osobom do plików, które znajdują się na koncie freelancera. Konsola administracyjna to zdecydowanie jeden z największych plusów pakietu G Suite, podczas gdy bezpłatny Gmail nie ma nawet namiastki tego co możemy zrobić właśnie w tej aplikacji.

Wsparcie techniczne czy zdany sam na siebie?

Jeśli okazałoby się, że zapomnieliśmy hasła i nie posiadamy alternatywnej metody logowania, to dostęp do konta wcale nie musi być przywrócony tak szybko. Gdy nie będziemy w stanie poradzić sobie z ustawieniami Gmaila tak, by odpowiadał on naszym potrzebom, niestety będziemy zdani tylko na siebie. W przypadku G Suite otrzymujemy zarówno wsparcie techniczne od Google w języku angielskim, jak również w języku polskim, gdy zdecydujemy się współpracować z Partnerem Google G Suite jak np. Fly on the cloud. Tego typu wsparcie techniczne obejmuje zarówno migrację z dotychczasowych kont do G Suite, jak również bieżącą obsługę i pomoc w ramach firmowych kont.

Mamy nadzieję, że przedstawione powyżej argumenty pozwolą spojrzeć z nieco innej strony na ponoszony koszt za usługę poczty firmowej i poskutkuje to podjęciem racjonalnej decyzji. Jeśli chcesz przetestować usługę G Suite możesz zarejestrować się na stronie partnera, gdzie okres próbny trwa aż 30 dni https://flyonthecloud.com/pl/g-suite/