Pomocny program do fakturowania stanowi nieocenioną pomoc. Umożliwia szybkie, sprawne oraz wygodne generowanie faktur, ich edycję oraz dokonywanie korekt.

Dobry program jest tak naprawdę filarem funkcjonalności firmy.

Fakturowanie na miarę XXI wieku

Niegdyś popularne były programy, które należało pobrać na komputer i zainstalować, dziś są one archaizmem, bowiem zostały wyparte przez nowoczesne aplikacje webowe działające w chmurze, np. program INTAXO.PL. Ich szczególną zaletą jest łatwy dostęp zarówno z poziomu laptopa, jak i smartfona czy tabletu, niezależnie od miejsca. Wystarczy połączenie z internetem, żeby mieć wgląd do swojego panelu firmowego oraz pełną kontrolę nad dokumentacją. Dane przechowywane w chmurze są całkowicie bezpieczne i niezależne od urządzeń. Awaria komputera czy telefonu nie wpływa w żaden sposób na informacje zamieszczone w chmurze, która zlokalizowana jest na niezależnych serwerach.

Kryteria, jakie powinien spełniać dobry program do fakturowania

Oto niezbędne kryteria, którymi warto się sugerować przy wyborze programu do fakturowania w pełni odpowiadającemu potrzebom firmy:

• regulacje prawne – program do fakturowania musi być zgodny z przepisami prawa oraz podlegać bieżącym aktualizacjom. Faktura powinna zostać wygenerowana zgodnie z obowiązującymi normami oraz zawierać niezbędne elementy, które określone są prawem.

• wersja standardowa a wersja rozszerzona – istotne jest rozeznanie się w funkcjach, oferowanych przez poszczególne wersje. Jest to ważne tylko wtedy, gdy oprócz uproszczonej księgowości zależy nam na dodatkowych funkcjach, mi.in.: na systemie CRM, obsłudze kadr i płac czy tworzeniu oraz przesyłaniu deklaracji i plików JPK na potrzeby kontroli Urzędu Skarbowego.

• automatyczne generowanie danych kontrahenta – wygodnym rozwiązaniem, pozwalającym na szybkie wystawienie faktury jest automatyczne wypełnianie danych klienta na podstawie numeru NIP. Wszystkie informacje pobierane są z GUS.

• limit wystawianych faktur – niektóre programy online posiadają ograniczenie miesięczne ilości generowanych faktur. Warto to sprawdzić, by nie wykorzystać obowiązującego limitu.

• edycja faktur – każdemu zdarzy się popełnić błąd. W tym przypadku możliwość edycji dokumentu jest kołem ratunkowym.

• różne rodzaje faktur – kluczowa funkcja w przypadku chęci wystawienia np. faktury pro forma.

• wysyłanie faktury drogą elektroniczną – ogromne ułatwienie, wiele programów do fakturowania oferuje bezpośrednią wysyłkę faktury na wskazany adres mailowy. Faktura elektroniczna jest równoważna z wersją papierową, więc wielu przedsiębiorców rezygnuje z drukowania faktur i ich wysyłki tradycyjną pocztą.

• faktura w obcej walucie – przydatne osobom dokonującym transakcji w walucie innej niż złotówka.

• faktura w języku obcym – niezbędna w sytuacji, kiedy wystawiamy faktury zagranicznym kontrahentom.

• łatwa obsługa – dla niektórych księgowość jest skomplikowaną dziedziną, nie warto więc utrudniać sobie pracy przez skomplikowany interfejs programu do fakturowania. Wystawianie faktur powinno odbywać się w sposób intuicyjny, to też obsługa systemu nie może być kłopotliwa.

• integracja z bankowością mobilną – połączenie programu do fakturowania z aplikacją mobilną pozwala na bezpośrednie monitorowanie płatności za faktury wystawione kontrahentom.

• własna szata graficzna faktury – logo firmy na fakturze lub kolorystyka do niego nawiązująca świadczy nie tylko o świadomej identyfikacji własnej marki, ale stanowi elegancki element, który świadczy o profesjonalizmie firmy. Warto mieć więc możliwość indywidualnego wyboru wizualnej strony faktury.

• cena – dostępne są zarówno darmowe programy, te posiadają zwykle podstawowe parametry, jak i wersje płatne o rozszerzonej funkcjonalności. Korzystanie z wersji, za którą należy zapłacić, poprzedzone jest bezpłatnym okresem próbnym, umożliwiającym testowanie przez kilkanaście lub kilkadziesiąt dni, a nawet kilka miesięcy. Ceny odpłatnych programów nie są wygórowane – to wydatek sięgający maksymalnie kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

• renoma – warto zaufać znanym programom, których funkcjonalność i niezawodność poparte są pozytywnymi opiniami użytkowników.