Organizacja szkolenia, konferencji, zebrania czy spotkania firmowego wymaga zadbania o wiele szczegółów. Jednym z nich jest odpowiednio zaplanowany poczęstunek. Jedzenie powinno być dopasowane nie tylko do liczby uczestników, ale również do pory dnia, długości wydarzenia i jego charakteru. Inaczej przygotujemy przekąski na godzinne spotkanie zespołu, a inaczej menu na całodniową konferencję.

Dobrze zaplanowany poczęstunek nie musi oznaczać rozbudowanego menu. W wielu sytuacjach wystarczą niewielkie kanapki, owoce, słone przekąski oraz napoje. Najważniejsze jest to, aby jedzenie było wygodne w podawaniu i umożliwiało uczestnikom posilenie się bez konieczności przerywania spotkania.

Od czego zacząć planowanie poczęstunku?

Pierwszym krokiem powinno być określenie podstawowych parametrów wydarzenia. Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• ilu uczestników weźmie udział w spotkaniu?
• ile godzin potrwa wydarzenie?
• o której godzinie się rozpocznie i zakończy?
• czy w programie przewidziana jest przerwa na posiłek?
• czy uczestnicy będą mogli swobodnie odejść od stołu i skorzystać z poczęstunku?
• jaki charakter ma spotkanie – formalny, szkoleniowy czy bardziej integracyjny?

Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy wystarczą drobne przekąski, czy potrzebny będzie pełny posiłek.

Znaczenie ma również miejsce organizacji wydarzenia. W niewielkiej sali konferencyjnej lepiej sprawdzi się poczęstunek, który można ustawić na jednym stole i który nie wymaga dużej przestrzeni. Przy większej konferencji warto natomiast pomyśleć o osobnych stanowiskach z napojami, przekąskami i daniami obiadowymi.

Poczęstunek na krótkie spotkanie firmowe

Jeżeli zebranie lub spotkanie trwa około jednej–dwóch godzin, zwykle nie ma potrzeby przygotowywania pełnego posiłku. W takim przypadku dobrze sprawdzają się niewielkie przekąski, które można zjeść szybko i bez używania sztućców.

Dobrym rozwiązaniem mogą być:

• mini kanapki,
• tartinki,
• wrapy pokrojone na mniejsze kawałki,
• koreczki,
• mini wypieki,
• świeże warzywa z lekkimi dipami,
• owoce,
• niewielkie słodkie przekąski.

Tego rodzaju jedzenie dobrze sprawdza się podczas spotkań, w których uczestnicy jednocześnie słuchają prezentacji lub prowadzą rozmowy. Poszczególne porcje można łatwo wziąć ze wspólnego stołu, bez konieczności organizowania formalnej przerwy obiadowej.

Finger food – wygodne rozwiązanie podczas szkolenia

Szczególnie praktycznym rozwiązaniem podczas szkoleń i konferencji jest finger food, czyli niewielkie porcje jedzenia przeznaczone do spożywania bez używania sztućców.

Jego zaletą jest przede wszystkim wygoda. Uczestnik może sięgnąć po przekąskę podczas krótkiej przerwy albo nawet w trakcie mniej formalnej części spotkania. Dzięki niewielkim porcjom można również przygotować większą różnorodność produktów.

Przy wyborze finger food warto zwrócić uwagę na sposób podania. Przekąski powinny być łatwe do chwycenia, nie rozpadać się i nie wymagać skomplikowanego krojenia. Dobrym pomysłem są również pojedyncze porcje umieszczone w małych pojemnikach lub na tackach.

Kiedy potrzebny jest bardziej rozbudowany poczęstunek?

W przypadku wydarzenia trwającego kilka godzin samo finger food może okazać się niewystarczające. Jeżeli szkolenie rozpoczyna się rano i trwa do popołudnia, warto zaplanować przynajmniej jedną większą przerwę na posiłek.

Przy całodniowych wydarzeniach można podzielić poczęstunek na kilka etapów. Na początku sprawdzą się kawa, herbata, woda oraz lekkie przekąski. W porze obiadowej warto zaplanować bardziej sycące danie, natomiast podczas popołudniowej przerwy ponownie można podać owoce, ciasta, mini kanapki lub inne drobne przekąski.

Jeżeli spotkanie obejmuje porę obiadową, uczestnicy powinni mieć możliwość zjedzenia pełnowartościowego posiłku. W zależności od charakteru wydarzenia może to być lunch w formie bufetu, zestawy obiadowe lub kilka dań serwowanych w porcjach.

Jak dopasować ilość jedzenia do liczby osób?

Liczba uczestników jest jednym z najważniejszych czynników przy planowaniu zamówienia. Nie warto jednak przyjmować zasady, że każda osoba musi otrzymać dokładnie taką samą liczbę sztuk każdej przekąski.

Znaczenie ma również czas trwania wydarzenia. Na krótkie spotkanie wystarczy mniejsza ilość jedzenia, podczas gdy podczas kilkugodzinnego szkolenia zapotrzebowanie będzie większe.

Warto również uwzględnić moment podawania jedzenia. Jeżeli poczęstunek ma być dostępny przez cały czas trwania wydarzenia, uczestnicy będą korzystali z niego stopniowo. Jeśli natomiast wszystkie przekąski zostaną podane podczas jednej krótkiej przerwy, trzeba odpowiednio zwiększyć ich ilość.

Przy większych wydarzeniach dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie różnorodnego zestawu zamiast bardzo dużej ilości jednego produktu. Dzięki temu uczestnicy mogą wybrać to, na co mają ochotę.

Nie zapominaj o napojach

Jedzenie to tylko część poczęstunku. Podczas szkolenia czy konferencji równie ważne są napoje.

Podstawą powinna być woda – najlepiej zarówno gazowana, jak i niegazowana. W zależności od charakteru wydarzenia można również przygotować kawę, herbatę, soki lub inne napoje bezalkoholowe.

Przy dłuższych szkoleniach warto zorganizować osobny punkt kawowy. Ekspres, kubki, cukier, mleko lub jego zamienniki oraz herbata mogą być dostępne przez większą część wydarzenia.

Takie rozwiązanie pozwala uczestnikom korzystać z napojów w dogodnym momencie i nie wymaga każdorazowego przerywania prezentacji.

Różne preferencje żywieniowe uczestników

Przy większej liczbie osób trudno założyć, że wszyscy będą mieli takie same preferencje żywieniowe. Dlatego już na etapie przygotowań warto sprawdzić, czy uczestnicy zgłaszają określone potrzeby.

Mogą pojawić się między innymi osoby wybierające dietę wegetariańską lub wegańską, a także uczestnicy unikający określonych produktów ze względów żywieniowych.

Nie oznacza to konieczności tworzenia osobnego menu dla każdej osoby. W wielu przypadkach wystarczy przygotować kilka różnych wariantów przekąsek i wyraźnie je oznaczyć.

Przy zamawianiu cateringu warto przekazać dostawcy informacje o liczbie osób oraz zgłoszonych preferencjach. Ułatwia to przygotowanie odpowiedniej liczby porcji i ogranicza ryzyko, że część uczestników nie będzie miała czego wybrać.

Jak podać jedzenie, aby nie zakłócało spotkania?

Sposób serwowania jest szczególnie istotny podczas szkoleń i prezentacji. Jedzenie powinno być łatwo dostępne, ale jednocześnie nie może przeszkadzać w prowadzeniu wydarzenia.

W przypadku niewielkich spotkań można ustawić poczęstunek na jednym stole znajdującym się poza główną przestrzenią konferencyjną. Przy większych wydarzeniach warto rozważyć kilka punktów z przekąskami i napojami, aby uniknąć kolejek.

Istotne są również odpowiednie naczynia i akcesoria. Jeżeli uczestnicy mają jeść bezpośrednio podczas rozmów, lepiej zrezygnować z dań wymagających krojenia czy skomplikowanego nakładania.

Warto także zadbać o serwetki, talerzyki, sztućce, kubki oraz pojemniki na odpady. Są to drobne elementy, które mają duży wpływ na komfort uczestników.

Zamówienie gotowego poczęstunku z firmy cateringowej

Przy większej liczbie uczestników przygotowanie wszystkich przekąsek we własnym zakresie może być czasochłonne. W takiej sytuacji wygodnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy.

Wybierając catering dla firm, warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę, ale również na możliwość dopasowania menu do charakteru wydarzenia, liczbę uczestników, sposób dostawy oraz możliwość uwzględnienia różnych preferencji żywieniowych.

Dostawca może przygotować zarówno niewielki zestaw kanapek i przekąsek na krótkie zebranie, jak i kompleksowy catering na całodniowe szkolenie czy konferencję. Przykładem lokalnej firmy oferującej tego typu usługi jest Pellowski, który może być jednym z dostawców branych pod uwagę przy organizacji firmowego wydarzenia.

Przed złożeniem zamówienia dobrze jest ustalić dokładną godzinę dostawy, sposób rozstawienia poczęstunku oraz to, czy firma zapewnia naczynia, sztućce i inne elementy potrzebne do jego podania.

Przykładowe rozwiązania dla różnych wydarzeń

Rodzaj poczęstunku można łatwo dopasować do charakteru spotkania.

Krótkie zebranie zespołu – 1–2 godziny

Wystarczą kawa, herbata, woda oraz niewielkie kanapki, owoce i słodkie lub słone przekąski.

Szkolenie trwające 3–4 godziny

Dobrym rozwiązaniem będzie przerwa kawowa z napojami, mini kanapkami, przekąskami i owocami. Jeśli szkolenie obejmuje porę obiadową, warto dodać bardziej sycący posiłek.

Całodniowa konferencja

W tym przypadku warto zaplanować kilka etapów poczęstunku: poranny bufet kawowy, przerwę z przekąskami, lunch oraz popołudniowy poczęstunek.

Nieformalne spotkanie firmowe

Można postawić na bardziej różnorodne finger food, przekąski na ciepło i zimno, desery oraz napoje. W takim przypadku ważna jest różnorodność i możliwość swobodnego korzystania z bufetu.

Poczęstunek powinien wspierać przebieg wydarzenia

Dobre jedzenie podczas szkolenia czy spotkania firmowego nie powinno odciągać uwagi od głównego celu wydarzenia. Powinno natomiast zapewniać uczestnikom komfort i możliwość zregenerowania się podczas przerw.

Najważniejsze jest dopasowanie poczęstunku do liczby osób, czasu trwania wydarzenia, pory dnia i jego charakteru. Przy krótkim spotkaniu wystarczą niewielkie kanapki i finger food. Przy całodniowym szkoleniu potrzebny będzie bardziej kompleksowy plan obejmujący kilka momentów serwowania jedzenia.

Warto również pamiętać o napojach, wygodnym sposobie podania oraz różnych preferencjach żywieniowych uczestników. Jeżeli wydarzenie jest większe lub wymaga szczególnej organizacji, skorzystanie z usług profesjonalnego dostawcy może znacznie uprościć przygotowania i pozwolić organizatorom skupić się na najważniejszej części spotkania.