Komfortowe pomieszczenie biurowe to podstawa. W dobrze wyposażonym i funkcjonalnym biurze praca jest nie tylko przyjemniejsza i łatwiejsza, ale także skuteczniejsza. Już na etapie projektowania pomieszczenia biurowego warto wziąć pod uwagę kilka elementów, zwłaszcza jeśli chodzi o wyposażenie takiego pomieszczenia. Oprócz elementów takich jak komputer, drukarka czy skaner, w każdym biurze powinno się znaleźć miejsca na inne, równie przydatne urządzenia biurowe. O czym mowa? O niszczarce, bindownicy, gilotynie i laminatorze.

Niezbędne w biurze

Rynek sprzętu biurowego jest bardzo bogaty. Z pewnością jest w czym wybierać i każdy będzie mógł znaleźć coś dla siebie. Przed wyborem wspomnianych urządzeń biurowych warto jednak trochę się o nich dowiedzieć, a także przeanalizować dokładnie swoje potrzeby i budżet. Wówczas wybór sprzętu będzie łatwiejszy, a sam sprzęt jeszcze bardziej przydatny.

Zapanować nad chaosem w papierach

Każe biuro produkuje multum papierów. Tych ważnych, i tych mniej ważnych. Mimo tego, że obecnie sporo korespondencji i tzw. papierologii zastępuje korespondencja elektroniczna, to nadal wiele urzędów czy instytucji wymaga form papierowych. By utrzymać porządek w biurze i zapanować nad chaosem związanym z luźno rozłożonymi dokumentami, niezbędna staje się bindownica. Bindownica to urządzenie, dzięki któremu możemy scalić i oprawić różnego typu dokumenty. Producenci bindownic dostarczają urządzenia stosujące różne techniki scalania. W zależności od typu bindownicy inna jest ilość jednorazowo oprawianych dokumentów, a także inne są późniejsze możliwości ich modyfikacji. Wśród bindownic znajdziemy więc bindownice: grzebieniowe, spiralowe, drutowe, grzebieniowo-drutowe i termiczne.

Ochrona dokumentów przed zniszczeniem

Wśród papierów wytwarzanych przez biuro pojawiają się także te o ważnej treści, takiej, którą chcemy zachować i zabezpieczyć przed uszkodzeniami. Identyfikatory, dyplomy, zaświadczenia o ukończeniu kursów to tylko niewielka część tego co możemy zalaminować, by uchronić je przed zniszczeniem. Laminator to urządzenie, które powinno znaleźć się w każdym biurze. Niejako zamyka on wybrany dokument pomiędzy arkuszami z tworzywa sztucznego. W ofercie producentów tego typu sprzętu znaleźć możemy laminatory stałe (rolowe), wykorzystywane do laminacji na zimno i na gorąco oraz laminatory płynne.

Zapomnij o nożyczkach

Papiery w biurze powinny być nie tylko odpowiednio ułożone czy zabezpieczone. Zanim przystąpimy do którejkolwiek z tych czynności – bindowania czy laminowania dokumentów, warto zatroszczyć się o ich estetykę i równe przycięcie. Do tego służy w biurach gilotyna. Gilotyna to proste i funkcjonalne urządzenie, które jest alternatywą dla zwykłych nożyczek. Papiery cięte gilotyną nie mają poszarpanych krawędzi i są przycięte bardzo precyzyjnie. Wybierając gilotynę należy zwrócić uwagę na jej gabaryty oraz na ilość arkuszy, które może ciąż jednocześnie.

Utylizacja zbędnych dokumentów

Jak już się wytworzyło tyle papierów to trzeba je czasami zniszczyć. W XXI wieku, gdzie ochrona danych osobowych jest rzeczą szalenie istotną, w każdym biurze koniecznie musi znaleźć się niszczarka. To małe urządzenie pozwoli na utylizację dokumentów i zapobiegnie temu, by wpadły one w niepowołane ręce. Zresztą dokładnie zniszczyć należy nie tylko dokumenty z danymi osobowymi. Także te, które zawierają tajemnice firmowe, wymagają dokładnego zniszczenia. Wybór niszczarki powinien być dostosowany do naszych potrzeb. Na rynku dostępne są bowiem niszczarki osobiste – z których z powodzeniem może korzystać 1-5 osób, niszczarki biurowe i biurowe wolnostojące, a także niszczarki specjalistyczne. Ostateczny wybór niszczarki powinien być uzależniony od tego jak wiele osób będzie z niej korzystało oraz jak dużo dokumentów będzie niszczonych. Wybierając niszczarkę warto zwrócić uwagę także na inne parametry – sprawdzić jak głośna jest niszczarka, jakie ma gabaryty, jaka jest jej norma DIN 32757 (określająca klasę tajności niszczonych dokumentów), jaka jest jej wydajność i szerokość wejścia na dokumenty, a także czy potrafi niszczyć nośniki optyczne np. płyty CD i DVD.