Padło na Ciebie i chcąc nie chcąc musisz wcielić się w rolę organizatora imprezy? Jeżeli tak, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!

I nie jest tak do końca ważne, czy będziesz odpowiadać za konferencję branżową na kilkaset osób, czy za imprezę-niespodziankę z okazji okrągłych urodzin przyjaciółki. Oczywiście skala i ranga nie te same, ale pewne zasady i wskazówki są jak najbardziej uniwersalne.

Punkt 1 – check-lista

To inaczej lista rzeczy do zrobienia i załatwienia. Dzięki niej nie umknie Ci żadna kwestia. Jak ją sporządzić? Po prostu zastanów się, co musi zostać zrealizowane, pomocne będzie podzielenie zadań na kategorie, np. „jedzenie”, „dekoracja sali”, „nagłośnienie”, „zaproszenia” itp. Taka rozpiska sprawi, że organizacja imprezy będzie prostsza.

Punkt 2 – harmonogram i budżet

Do jego opracowania skorzystasz z listy z poprzedniego punktu. Wszystkie sprawy uszereguj według kolejności ich wykonania, a następnie rozpisz je w czasie, każdej przypisując albo dokładną datę, albo okres przed imprezą – np. dwa tygodnie przed eventem trzeba zamówić kwiaty. Pozostaw sobie pewne marginesy czasowe. Każda pozycja powinna mieć przypisany koszt, co po zsumowaniu da orientacyjny budżet. Pamiętaj, że w praktyce niemal na pewno okaże się on wyższy, niż zakładały plany.

Punkt 3 – szukanie podwykonawców

Outsourcing będzie Twoim najlepszym przyjacielem. Pamiętaj, jesteś organizatorem, ale nie wykonawcą wszystkich zadań! Jeśli organizujesz imprezę prywatną, część punktów z harmonogramu możesz zrealizować osobiście, ale w przypadku eventu firmowego korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych jest po prostu nieodzowne. Co oczywiste, konieczne będzie zatrudnienie firmy cateringowej, dla której wsparciem będzie wypożyczalnia gastronomiczna. Jeśli chodzi o tę drugą, warto poszukać takiej, która oferuje także wypożyczenie krzeseł oraz stołów wraz z obrusami. W przypadku oprawy pomyśl o kwiatach z dowozem, dekoratorach wnętrz oraz firmie specjalizującej się w nagłośnieniu i obsłudze audio-wizualnej. Gdy mówimy o urodzinach albo jubileuszu, przyda się wsparcie DJ-a.

Punkt 4 – plan(y) B

Aby żadna sytuacja nie pokrzyżowała planów i przebiegu imprezy, przygotuj sobie rozwiązania awaryjne. Zwłaszcza podczas wydarzeń firmowych lepiej nie improwizować, ale skorzystać z zapasowego sprzętu czy usług innej firmy.