Pytanie zawarte w tytule artykułu, stawia sobie każda osoba zajmująca się prowadzeniem firmy. W zależności od profilu prowadzonej działalności, przedsiębiorca może zaliczyć w koszty różnego rodzaju wydatki, które przyczyniają się do uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła.

Kto może zmniejszyć dochód kosztami?

Możliwość odliczenia kosztów od osiągniętych przychodów dotyczy jedynie tych przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (PIT-36 czyli skala podatkową 18%) lub 19% podatkiem liniowym (PIT-36L). Rozwiązanie to nie ma zastosowania do takich form opodatkowania jak ryczałt ewidencjonowany (PIT-28) lub karta podatkowa.

Koszty, zmniejszają uzyskany dochód, co wpływa na obniżenie co miesiąc płaconych podatków. Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy wydatek może zostać wykazany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Każdy zakup musi zostać odpowiednio udokumentowany – fakturą lub rachunkiem. Dodatkowo, w przypadku ewentualnej kontroli, przedsiębiorca musi umieć udowodnić, że poniesiony wydatek bezpośrednio przyczynił się do uzyskania przychodu.

Przykłady wydatków zaliczanych w koszty uzyskania przychodu

Niezależnie od tego czym zajmuje się firma, istnieją wydatki, które ponoszone są cyklicznie. Co można do nich zaliczyć? Poniżej przedstawiam kilka przykładów.

1. Opłaty za telefon firmowy.

Telefon firmowy to rzecz niezbędna w każdej firmie. Jest niezbędny do załatwiania spraw bieżących biura oraz do kontaktu z klientami. Jeżeli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić (np. po przez przedstawienie bilingu), że telefon wykorzystuje tylko w celu prowadzonej działalności, może ująć w koszty wydatki na jego zakup. Dotyczy to również opłat za abonament lub naprawę.

2. Paliwo do samochodu.

Jeżeli przedsiębiorca posiada samochód, to nieodłącznym wydatkiem staje się zakup paliwa. W zależności od tego w jaki sposób pojazd jest wykorzystywany w działalności, w koszty zalicza odpowiedni procent wydanej kwoty. Jeżeli prywatne auto, używane jest w sposób mieszany (czyli zarówno w celach prywatnych oraz jako samochód służbowy), w koszty można zaliczyć  20%, oraz 50% na potrzeby VAT.  Jeżeli pojazd jest środkiem trwałym lub jest używany na podstawie umowy leasingu, wówczas do kosztów można zaliczyć 75% kwoty, kiedy jego wartość nie przekracza 150 tys. złotych. Istnieje również możliwość odliczania od przychodu 100% poniesionych wydatków za paliwo. Jeżeli auto spełni ściśle określone warunki, oraz zostanie zgłoszone do urzędu, przedsiębiorca może odliczać pełną kwotę wydatków na jego eksploatację (paliwo, zakup części, miejsce parkingowe itp.).

3. Wydatki na obsługę księgową.

Jeżeli sprawami księgowymi firmy zajmuje się biuro rachunkowe, to każdego miesiąca przedsiębiorca opłaca faktury za tego rodzaju usługi. Wydatki z tego tytułu jak najbardziej można zaliczyć w koszty prowadzonej działalności.

4. Odsetki od kredytu.

Jeżeli przedsiębiorca posiada kredyt na potrzeby firmy, wówczas regularnie musi spłacać raty obejmujące część kapitałową oraz odsetkową. Odsetki od kredytu mogą zostać zaliczone jako koszt, trzeba jednak umieć wykazać co konkretnie zostało sfinansowane za pomocą tych środków.

5. Materiały biurowe.

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z prowadzeniem spraw biura. Niezbędne do tego są długopisy, ryzy papieru, teczki, segregatory itp. Jeżeli przedsiębiorca posiada faktury na zakup takich środków, wydatki może wykazać po stronie kosztów.

6. Sprzęt biurowy.

Podobnie jak w przypadku materiałów biurowych, prowadzenie firmy opiera się na elektronice oraz sprzętach. Zakup przedmiotów takich jak komputery, drukarki, kserokopiarki, tablety, monitory i innych tego rodzaju stanowią koszt podatkowy. Należy zwrócić uwagę, że sprzęty o wartości powyżej 10 tys. złotych stanowią środki trwałe, których wartość zmniejsza się każdego miesiąca po przez odpisy amortyzacyjne, które również obniżają przychód a tym samym dochód i podatek.