Każda firma zobowiązana jest do prowadzenia bezpiecznego, jak i efektywnego systemu przechowywania ważnych dokumentów. Wszelkie zasoby powinny być odpowiednio uporządkowane, zabezpieczone przed zniszczeniem, ale też dostępne w razie potrzeby.

Archiwizacja dokumentów- niezbędne akcesoria biurowe

Aby móc bezpiecznie przechowywać dokumenty firmowe, należy posiadać pewne podstawowe akcesoria. Dzięki nim, bez problemu można uporządkować i posegregować dane dokumenty. Wśród najważniejszych akcesoriów wymienia się: przekładki, koszulki na dokumenty, pudła archiwizacyjne czy segregatory na dokumenty. Artykuły te wpływają zarówno na efektywność pracy, jak i oszczędność czasu.

Archiwizacja- klasyfikacja dokumentów

Można się spotkać z dwoma rodzajami dokumentacji, czyli archiwalnymi oraz niearchiwalnymi. Pierwsze dokumenty zaliczane są do kategorii A. Przez wzgląd na ich specyfikę, przechowuje się je wieczyście, w państwowych jednostkach organizacyjnych. Wśród takich dokumentów można wymienić: księgi stanu cywilnego, notariaty, akta sądowe i wiele więcej. W przedsiębiorstwach spotyka się przede wszystkim akta z kategorii B, a więc dokumentację niearchiwalną. Właściciele firm muszą w odpowiedni sposób archiwizować dokumenty firmowe. Do tej kategorii zaliczane są poszczególne grupy:

• B– przy literze wpisywana jest liczba, która oznacz to, po jakim okresie dokumenty mogą zostać zniszczone,
• BC- takich akt nie trzeba przechowywać, można je od razu zniszczyć, kiedy przestaną być potrzebne,
• BE– obok tej nazwy kategorii też zapisuje się liczbę. Po upływie danego czasu, archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę i wydaje decyzję dotyczącą tego, czy kategoria produktu zostanie zmieniona.

Selekcja oraz katalogowanie archiwaliów

W prawidłowym archiwizowaniu dokumentów najważniejszą kwestią jest ich wcześniejsze uporządkowania. Przed stworzeniem archiwum należy więc dokładnie przejrzeć posiadane zasoby. Wszystkie dokumenty mają różną rangę, a zależy ona od ich zawartości. Część papierów zawiera ważne informacje, a ich przechowywanie jest istotne, chociażby ze względu na aktualne przepisy dotyczące przechowywania określonych rodzajów dokumentacji. W papierach mogą znajdować się niezwykle ważne dane dla działania przedsiębiorstwa. Cały zasób musi być więc konieczne podzielony na osobne kategorie. Ponadto, trzeba pozbyć się wszelkich dokumentów bez wartości, które mają zostać zutylizowane. Należy też pamiętać o prawidłowej utylizacji papierów zawierających dane osobowe. Kolejną czynnością jest skatalogowanie i oznaczenie dokumentów objętych w jednej grupie. Dzięki temu, z łatwością będzie można w razie potrzeby odszukać dane informacje.

Przechowywanie archiwum

Wszelkie dokumenty gromadzone w archiwum muszą zostać odpowiednio zabezpieczone. Tylko w ten sposób, będą one mogły przetrwać w nienaruszonym stanie przez długi czas. Dokumenty muszą więc znaleźć się w spiekalnych segregatorach czy teczkach, dzięki którym będzie je można swobodnie przeglądać. Ponadto, muszą zostać umieszczone we właściwych pudłach, kartonach i regałach. Odpowiednie wyposażenie archiwum sprawi, że stan dokumentów będzie cały czas dobry. Papiery powinny zostać zabezpieczone też przed możliwym zalaniem, wilgocią, rozwojem pleśni i grzybów. Chodzi tutaj przede wszystkim o utrzymanie właściwej temperatury w pomieszczeniu przechowywanych dokumentów.

Uporządkowana dokumentacja pozwala na zaoszczędzenie czasu i usprawnienie pracy. Zapewnia też łatwy i szybki dostęp do potrzebnych w danej chwili dokumentów i sprawny przepływ informacji, a także spójność w katalogowaniu dokumentów w późniejszym czasie.

Autor: Artykuł został przygotowany przez Drukarnia Ksero A0 specjalizującą się w druku wielkoformatowym CAD